Randevu sisteminde KVKK: açık rıza, dışa aktarma, anonimleştirme

KVKK’ya uyum bir programın tek başına sağlayabileceği bir şey değildir: salonun müşteriyi aydınlatması, gereken yerde rıza alması, veri taleplerini yanıtlaması ve verileri güvenle saklaması gerekir. İyi bir randevu sistemi bu işleri kolaylaştırır; metni gösterir, onayı kaydeder, veriyi dışa aktarır ya da siler ve kimin neye eriştiğini sınırlar.

Aşağıda Softmoor Salon’daki araçlar ve her birinin ne yaptığı var. Aydınlatma metninizi bir hukukçuyla hazırlamanızı öneririz.

Aydınlatma metnini salon sahibi Ayarlar’da kendisi yazar. Müşteri hesap açarken ya da hesap açmadan randevu alırken metni onay kutusunun yanındaki bağlantıdan okur; kutuyu işaretlemeden ilerleyemez.

Onay verildiğinde tarih ve onaylanan metnin sürümü müşterinin kaydına yazılır. Metni sonradan değiştirirseniz hangi müşterinin hangi sürümü onayladığı bellidir.

Müşteri “Hesabım” bölümünden kendi verisini (profil ve randevuları) tek dosya olarak indirir ve hesabını silebilir. Salon sahibi de müşteri kartından aynı dışa aktarmayı ve silmeyi yapar.

Silme, anonimleştirme olarak yapılır: ad “Silinmiş müşteri” olur; telefon, e-posta, şifre ve notlar silinir, müşterinin açık oturumları kapatılır. Randevu ve kasa kayıtları finansal geçmiş olarak kalır ama artık kimliği belli bir kişiye bağlanmaz. İşlem geri alınamaz, öncesinde onay istenir.

Yetkiler rol bazlıdır ve yalnızca ekranda değil sunucu tarafında uygulanır. Personel müşterinin yalnızca adını ve telefonunu görür; e-posta, notlar ve harcama ona kapalıdır. Yönetici yalnızca yetkili olduğu şubelerin verisine ulaşır. Müşteri verisini dışa aktarma ve anonimleştirme yalnızca salon sahibindedir.

Randevu, ödeme, kasa, prim oranı, personel ve salon ayarlarındaki değişiklikler kimin ne zaman yaptığıyla değişiklik geçmişine yazılır; müşteri verisinin dışa aktarılması ve anonimleştirilmesi de buna dahil. Salon sahibi bu kaydı Ayarlar’da görür.

• Şifreler geri çevrilemeyen biçimde (scrypt ile) saklanır; biz dahil kimse şifreyi göremez.
• Oturum bilgisi, tarayıcıda JavaScript’in okuyamadığı bir çerezde tutulur; bağlantı HTTPS ile şifrelenir.
• Giriş ve kod denemelerine hız sınırı uygulanır; e-posta doğrulama kodu 10 dakika geçerlidir.
• Sistem kayıtlarına (log) telefon, e-posta, şifre ya da kod yazılmaz.
• Salonların verileri birbirinden ayrı tutulur; her sorgu salona göre süzülür.